Principais dúvidas sobre o processamento da folha de pagamento dos empregados

O processo de folha de pagamento dos empregados é o espelho das informações e das atividades trabalhistas de cada colaborador. Ela é utilizada para demonstrar o salário bruto e líquido, além de ter função operacional, contábil e fiscal. Neste post, você vai aprender mais sobre o que é como realizar o cálculo e desoneração. Acompanhe!

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A má gestão da folha de pagamento pode causar incontáveis transtornos administrativos e judiciais, quando não calculada corretamente ou não informada nos prazos estabelecidos pelos órgãos competentes. 

As empresas que contratam seus funcionários através do regime de CLT – Consolidação das Leis do Trabalho deve estar ciente que para realizar o lançamento na folha de pagamento, não basta somar as horas trabalhadas. 

Dentro da gestão da folha de pagamento existe uma série de detalhes a serem levados em consideração como, por exemplo: horas extras, descontos, benefícios, demais encargos sociais, alterações no contrato, comunicação de acidente de trabalho, admissões não informadas, afastamentos, informações incorretas, não computar parcela do FGTS, PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário)  dados sobre empregados expostos e exames médicos podem gerar penalidades se não comunicado em tempo hábil no e-social. 

Sendo assim, é de extrema importância que o responsável pela gestão da folha de pagamento esteja atento a estes cálculos, regras e principalmente, prazos, do contrário, os problemas decorrentes de uma má organização resultem em grandes problemas e prejuízos financeiros. 

Se o gestor da folha de pagamento não estiver atento aos prazos do e-social por exemplo a empresa pode ser penalizada em  uma multa que pode variar de R$3.000,00 a R$6.000,00 em caso de reincidência. 

Portanto, sabendo da importância de ter um controle sobre as operações da folha de pagamento, preparamos este conteúdo para que você entenda o que precisa para não ter prejuízo, veja: 

  • Para que serve a folha de pagamento?
  • A folha de pagamento é obrigatória
  • 4 erros comuns nos lançamentos da folha de pagamento
  • Ainda em dúvida sobre o lançamento de folha de pagamento? A Tupi é especialista no assunto e pode te ajudar

Para que serve a folha de pagamento?

A gestão da folha de pagamento é um item imprescindível no departamento pessoal, de uma empresa e está presente várias atividades diárias do gestor da folha.

Na folha de pagamento estão presente diversas informações controladas ao longo do mês do colaborador e da empresa, e essa transparência nas informações  faz com que o empregado tenha certeza de que está recebendo a remuneração corretamente. 

O documento de pagamento dos empregados “holerite” indicam todos os valores detalhados de sua remuneração tais como; impostos, descontos e bonificações.

Como faz para seus colaboradores assinarem o “Holerite” e guardar de forma correta a fim de evitar uma fiscalização e ser multado por falta de documentação? Como está a guarda dos documentos de cada empregado em uma pasta separada para cada colaborador? Exames admissionais, comprovante de endereço etc?

A legislação (art. 225, inciso I e § 9º e 273 do RPS – Decreto nº 3.048/99, com as alterações posteriores) estabelece, ainda, alguns requisitos que devem constar na folha de pagamento, como:

  • Dados da empresa; 
  • Dados do colaborador, cargo e função; 
  • Número de dias trabalhados; 
  • Salário bruto do colaborador; 
  • Adicional noturno; 
  • Horas extras; 
  • Faltas e atrasos; 
  • Adicionais de insalubridade e periculosidade;
  • Contribuição do FGTS; 
  • Contribuição sindical;
  • Imposto de renda; 
  • Comissões e bonificações;
  • Salario família; 
  • Vale transporte;
  • Vale refeição.  

São tantos cálculos e números envolvidos que é muito fácil se perder e errar na gestão de folha de pagamento. Mas, para ter um bom funcionamento da empresa é importante contar com uma equipe especializada neste assunto.

Os erros não só prejudicam a empresa, pois também podem causar problemas para os seus colaboradores. Uma vez, que eles esperam que, ao receber o seu pagamento, os cálculos estejam corretos. 

Esse pagamento pode ser realizado, segundo a lei, até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido, se o pagamento for mensal, ou até o 5º dia útil quando o pagamento for semanal ou quinzenal. 

Entretanto, algumas empresas optam por fazer os pagamentos no último dia do mês. Assim, o fechamento da folha ocorre alguns dias antes e se ganha um tempo a mais para o cálculo devido dos proventos e descontos.

A folha de pagamento é obrigatória

De acordo com o Art. 255 do Decreto 3048 todas as empresas devem emitir e realizar a gestão de folha de pagamento. 

Portanto, no documento devem constar a remuneração paga, devida ou creditada a todos os colaboradores que prestam serviços para a sua empresa. 

O decreto também estabelece que a empresa deve manter uma via da folha de pagamento e os recibos de pagamento. 

Dessa maneira, a legislação brasileira determina que a folha de pagamento deve ser lançado mensalmente. 

4 erros comuns nos lançamentos da folha de pagamento

Por ser um processo tão importante para o DP é de extrema importância que o responsável pela gestão de folha de pagamento, fique atento a todos os detalhes. 

Deste modo, pensando em alertar e eliminar os erros no lançamento dos encargos do pagamento de funcionários, listamos os 4 erros mais comuns. Confira a seguir: 

1. Calcular errado

Qualquer registro errado no sistema no lançamento de folha de pagamento, pode comprometer o fechamento do cálculo. 

Por isso, ao realizar os lançamentos é recomendado que cada informação seja verificada e conferida por um especialista. 

Como muitos percentuais refletem sobre o pagamento de funcionários, erros de cálculos podem ser cometidos. 

É muito comum encontrar informações incorretas referentes às horas extras, adicionais, INSS, faltas etc. 

Portanto, entenda que, para que a folha de pagamento esteja correta, todas as informações inseridas precisam estar corretas de acordo com o apontamento. 

2. Desatenção à Legislação trabalhista

Além da situação dos colaboradores, as legislações fiscal e trabalhista também sofrem alterações. 

Portanto, é função dos gestores e do responsável pela folha de pagamento acompanhar essas mudanças. 

Ignorar ou esquecer-se de levar em consideração essas mudanças podem acarretar diversas questões, como pagamento de multas e até mesmo processos trabalhistas.

3. Não estar atento à mudança dentro da empresa

O terceiro erro que iremos citar é a falta de atenção em relação às mudanças dentro da empresa.

Para evitá-lo, bastam ficarem atento às mudanças de cargo, licença maternidade, férias, benefícios e claro, desligamentos de colaboradores.

4. Contar com planilhas de fórmulas automáticas

Empresas comprometidas com seus colaboradores não devem utilizar planilhas com fórmulas automáticas.

Mesmo que seja óbvio, algumas empresas ainda utilizam este método para calcular as suas folhas de pagamento e estão correndo muito risco, por isso é essencial um sistema ERP para esse controle, uma vez que já estão inseridos diversos parâmetros para geração de obrigações para o e-social.

Isso porque, uma fórmula errada pode gerar uma folha de pagamento com dados completamente incorretos. 

Portanto, se você ou sua equipe não conseguem realizar a gestão de folha de pagamento sem uma planilha, está na hora de repensar e contar com uma equipe especialista no assunto e com sistema próprio para essa gestão.

Assessoria gratuita

Ainda em dúvida sobre o lançamento de folha de pagamento? A Tupi Brazil Solution é especialista no assunto e pode te ajudar

Hoje a Tupi Brazil Solution é mais do que uma empresa especializada em folha de pagamento de funcionários. 

Há mais de 4 décadas no mercado, a Tupi auxilia empresários nacionais e internacionais que atuam ou desejam atuar no Brasil. 

Gerenciar uma empresa não é uma tarefa simples e por isso,o lançamento de folha de pagamento não pode se tornar um problema para você!

Por isso, é fundamental compreender a importância de se contratar uma equipe especialista, para atuar em parceria com a sua organização. 

Pois, os profissionais especializados colaboram diretamente para o crescimento da sua organização,  evitando que problemas trabalhistas tomem o seu tempo e comprometam o seu planejamento financeiro. 

Se você precisa de uma empresa para cuidar da sua folha de pagamento de férias, entre em contato conosco — nós podemos te ajudar! 

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